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OA辦公系統(tǒng)_OA系統(tǒng)_知識(shí)管理_華天動(dòng)力專(zhuān)注OA20年
OA辦公系統(tǒng)_OA系統(tǒng)_知識(shí)管理_華天動(dòng)力專(zhuān)注OA20年
文檔是企業(yè)重要的智力資產(chǎn)。傳統(tǒng)的文檔以紙質(zhì)文檔為主,而紙質(zhì)文檔在存儲(chǔ)過(guò)程中隨著時(shí)間的推移難免不會(huì)出現(xiàn)破損或丟失,在數(shù)據(jù)量大的紙質(zhì)文檔中查詢(xún)、轉(zhuǎn)移、復(fù)制文檔的時(shí)候都會(huì)耗費(fèi)大量的工作時(shí)間。隨著計(jì)算機(jī)的出現(xiàn),電子文檔也隨之產(chǎn)生,多以office文件、pdf文件、HTML文件、純文本文件、圖片文件等形式存在,以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、固態(tài)硬盤(pán)、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性物理材料為載體存儲(chǔ)。而在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中,文檔不斷增多,逐漸沉淀為企業(yè)的智力資產(chǎn),那么企業(yè)如何安全有效的管理企業(yè)文檔是企業(yè)管理者關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。
華天動(dòng)力知識(shí)管理根據(jù)客戶(hù)的實(shí)際需求,為用戶(hù)搭建一個(gè)知識(shí)積累、共享、應(yīng)用、創(chuàng)新的平臺(tái)。該平臺(tái)可以對(duì)企業(yè)文檔進(jìn)行權(quán)限管理,版本控制,文件保護(hù),全文檢索等功能。
常見(jiàn)問(wèn)題
企業(yè)文檔管理主要存在的現(xiàn)象和問(wèn)題是:
以紙質(zhì)存儲(chǔ)的文檔受時(shí)間的局限性,年久易損,易丟失,查找困難。
電子文檔未有集中管理,則收集統(tǒng)計(jì)困難,權(quán)責(zé)不明。
文檔管理員在交接時(shí),未有詳細(xì)文檔說(shuō)明導(dǎo)致文檔查找困難。
文檔權(quán)限劃分不明,文件版本劃分混亂,且文檔命名不規(guī)范。
文檔安全缺乏保障,無(wú)法有效協(xié)作共享。
異地辦公,文檔查找、傳遞效率低。
使用場(chǎng)景
權(quán)限分配
知識(shí)管理可以設(shè)置專(zhuān)門(mén)的文檔管理員,管理員具有知識(shí)中心的所有權(quán)限,包括新建文檔目錄、新建文件、上傳、下載、刪除、修改文件等等權(quán)限,可以對(duì)知識(shí)管理中的文檔目錄建立權(quán)限,設(shè)置文檔的允許新建、查看、修改、刪除、下載等權(quán)限。
版本控制
在建立文檔目錄的時(shí)候可以啟用版本控制,建立版本號(hào),則在文檔被編輯修改后自動(dòng)進(jìn)行版本編號(hào)的記錄。
更新提醒
當(dāng)知識(shí)管理的某個(gè)文檔目錄中有更新文件的時(shí)候,可以提前設(shè)置更新文件時(shí)是否通知相關(guān)人員,其通知形式可以分為以郵件、短信或者系統(tǒng)消息的方式傳達(dá)給相關(guān)人員,以便及時(shí)查看。
功能描述
華天動(dòng)力協(xié)同辦公系統(tǒng)的知識(shí)管理,通過(guò)方便、快捷、易用的操作,為廣大企業(yè)用戶(hù)提供了用來(lái)創(chuàng)建和管理大批量文檔的功能。不僅提供文檔的上傳、下載功能,更支持文檔模板的管理,文檔的更新提醒,項(xiàng)目體系的完美支撐,靈活的權(quán)限控制,嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌姹竟芾恚娴膱?bào)表分析等功能。讓企業(yè)在使用過(guò)程中操作簡(jiǎn)單,查找容易,只要有權(quán)限隨用隨取的文檔管理更大大提高了企業(yè)的工作效率。
功能組件概覽
主要功能介紹
我的文檔
我的文檔頁(yè)簽中顯示所有我創(chuàng)建的文檔,包括草稿中、審批中、已失效的文檔。文檔創(chuàng)建人能夠快速在我的文檔中查找自己的文檔,對(duì)文檔進(jìn)行編輯、共享、刪除、導(dǎo)入到有權(quán)限的工作目錄、導(dǎo)入到知識(shí)庫(kù)、或者以郵件、通知、公告的形式分享給相關(guān)人員。
我的收藏
對(duì)自己常用的文檔目錄,可以進(jìn)行收藏,被收藏的文檔目錄會(huì)展現(xiàn)在我的收藏頁(yè)簽中,同時(shí)也支持對(duì)已收藏的文檔目錄進(jìn)行取消收藏,取消收藏后的目錄將不再顯示在我的收藏頁(yè)簽中。
在我的文檔頁(yè)面中可以通過(guò)我的收藏頁(yè)簽,快速查找自己常用的文檔目錄,并對(duì)當(dāng)前目錄中的文件進(jìn)行維護(hù),也可以在當(dāng)前文檔目錄中快速創(chuàng)建文檔。在文檔查閱頁(yè)面中可以通過(guò)我的收藏頁(yè)簽,快速查找自己想要查閱的文檔資料。
訂閱審核
沒(méi)有查閱權(quán)限的人員需要查看我的文檔時(shí),需要向我發(fā)起文檔訂閱申請(qǐng)。文檔創(chuàng)建人可以在訂閱審核中對(duì)對(duì)申請(qǐng)訂閱的文檔進(jìn)行統(tǒng)一的審核管理,只有同意訂閱的文檔,訂閱人才能在文檔查閱中進(jìn)行查看。
訂閱歷史
在訂閱歷史中,可以查看我的文檔被別人訂閱的所有歷史記錄。在查找訂閱信息時(shí),可以很詳細(xì)的了解查看訂閱文檔的標(biāo)題、訂閱申請(qǐng)人、申請(qǐng)時(shí)間、訂閱說(shuō)明、訂閱審核時(shí)間和結(jié)果。對(duì)不能再繼續(xù)訂閱的文檔,創(chuàng)建人可執(zhí)行訂閱收回操作,收回后,文檔的訂閱人就不能再查閱當(dāng)前文檔了。
我推薦的
在查閱文檔的時(shí)候,可以通過(guò)文檔推薦的方式將文檔共享給沒(méi)有查閱權(quán)限的人員。自己推薦給別人的文檔會(huì)記錄在我的推薦頁(yè)面中,在查找推薦記錄時(shí),可以很詳細(xì)的查看推薦的文檔標(biāo)題、推薦的級(jí)別、推薦理由以及推薦日期。
推薦給我的
在別人向我推薦文檔的時(shí)候,不僅可以通過(guò)系統(tǒng)消息提醒并查看推薦的文檔,還可以在推薦給我的頁(yè)簽中查看所有推薦給我的文檔,包括推薦文檔的標(biāo)題、推薦人、推薦時(shí)間、推薦級(jí)別、推薦描述等詳細(xì)信息。還可以通過(guò)文檔標(biāo)題直接查看推薦的文檔內(nèi)容。
知識(shí)共享
所有用戶(hù)都可以在知識(shí)管理中進(jìn)行知識(shí)的分享、討論、傳遞和應(yīng)用,系統(tǒng)提供多種知識(shí)共享的方式,包括文檔查閱、文檔訂閱、文檔共享、文檔推薦、知識(shí)地圖、知識(shí)問(wèn)答、知識(shí)社區(qū)交流等。通過(guò)多種不拘形式的共享方式來(lái)實(shí)現(xiàn)增強(qiáng)協(xié)同交流和知識(shí)共享的目的。
知識(shí)門(mén)戶(hù)
知識(shí)門(mén)戶(hù)是用戶(hù)所涉及相關(guān)知識(shí)內(nèi)容的統(tǒng)一展現(xiàn)入口,用戶(hù)可以通過(guò)它方便地了解最新知識(shí)更新、最新社區(qū)動(dòng)態(tài)、專(zhuān)家推薦、知識(shí)貢獻(xiàn)、積分排名等。通過(guò)知識(shí)門(mén)戶(hù),任何用戶(hù)都可以實(shí)時(shí)獲取最新最熱門(mén)知識(shí)內(nèi)容、尋找到能夠提供幫助的專(zhuān)家、或快速連接到感興趣的相關(guān)知識(shí)推薦。
知識(shí)門(mén)戶(hù)的使用對(duì)象是企業(yè)員工,它的建立和使用可以大大提高企業(yè)范圍內(nèi)的知識(shí)共享,系統(tǒng)提供多種門(mén)戶(hù)標(biāo)簽,用戶(hù)可以自定義組合不同的門(mén)戶(hù),提高企業(yè)員工的工作效率。
文檔查閱
對(duì)別人共享給我的文檔,可以直接在文檔查閱中進(jìn)行查閱。系統(tǒng)提供三種文檔查閱的方式,按所有文檔目錄查看、按收藏文檔目錄查看、按關(guān)鍵字的方式查看。
在文檔查閱中,對(duì)未閱讀的文檔,系統(tǒng)會(huì)有特殊的標(biāo)記,方便用戶(hù)快速識(shí)別哪些文檔是已讀哪些是未讀的,避免重要的未讀文檔被遺忘。對(duì)有編輯權(quán)限的用戶(hù)還可以在文檔查閱中對(duì)文檔進(jìn)行編輯、共享、導(dǎo)入到工作目錄、導(dǎo)入到知識(shí)庫(kù)、發(fā)送至內(nèi)部郵件、發(fā)布到信息發(fā)布等操作。
文檔訂閱
對(duì)沒(méi)有查閱權(quán)限的文檔,可以在文檔查閱中對(duì)文檔發(fā)起訂閱申請(qǐng)。訂閱的時(shí)候可以在所有文檔目錄中查找要訂閱的文檔,也可以在自己收藏的文檔目錄中快速查找要訂閱的文檔。訂閱申請(qǐng)的文檔需要文檔創(chuàng)建人審核同意后才可以查閱。
在訂閱歷史中可以查看自己的訂閱記錄,包括訂閱文檔的標(biāo)題,文檔的創(chuàng)建人、申請(qǐng)訂閱的時(shí)間、訂閱說(shuō)明、訂閱審核的時(shí)間、訂閱的狀態(tài)。
在訂閱審核中,可以對(duì)別人申請(qǐng)訂閱自己的文檔進(jìn)行審核。
在訂閱收回中,可以對(duì)自己同意別人訂閱的文檔進(jìn)行收回操作。
通過(guò)對(duì)文檔的訂閱和訂閱收回,可以很方便的實(shí)現(xiàn)文檔的共享管理。
批量共享
對(duì)沒(méi)有查閱權(quán)限的用戶(hù),比如有新的員工入職、人事或組織機(jī)構(gòu)發(fā)生了變動(dòng)等,需要查看一批原來(lái)無(wú)法查看的文檔,這時(shí)管理員就可以通過(guò)批量共享的方式將某些文檔批量共享給指定的人員。
被批量共享的文檔,查閱人在文檔查閱中可以直接進(jìn)行查看。
知識(shí)地圖
根據(jù)系統(tǒng)中知識(shí)積累的情況,通過(guò)繪制出不同的知識(shí)地圖,從而將相關(guān)知識(shí)進(jìn)行匯聚。系統(tǒng)提供了5種導(dǎo)航地圖展示模板,方便用戶(hù)將各類(lèi)知識(shí)有序化、體系化展現(xiàn)出來(lái)。
對(duì)于需要查找的知識(shí),用戶(hù)還可以通過(guò)地圖類(lèi)別快速查找相關(guān)地圖,進(jìn)而通過(guò)地圖引導(dǎo)用戶(hù)快速找到所需的知識(shí)。
對(duì)于知識(shí)地圖中的某一節(jié)點(diǎn)的知識(shí),可以直接點(diǎn)擊進(jìn)行查閱,知識(shí)的查閱權(quán)限來(lái)源于文檔查閱中的權(quán)限,對(duì)于地圖中沒(méi)有查看權(quán)限的知識(shí),同樣可以通過(guò)申請(qǐng)訂閱的方式獲取知識(shí)的查看權(quán)限。對(duì)有先后順序的流程式地圖,還可以控制知識(shí)查看的順序,只有某個(gè)節(jié)點(diǎn)的知識(shí)被查閱后,才可以繼續(xù)查看后續(xù)節(jié)點(diǎn)的知識(shí)。
專(zhuān)家地圖
專(zhuān)家地圖集中顯示各個(gè)領(lǐng)域的專(zhuān)家,按照專(zhuān)家排名和專(zhuān)家類(lèi)別分類(lèi)顯示。通過(guò)專(zhuān)家地圖可以直接查看當(dāng)前專(zhuān)家的簡(jiǎn)介、擅長(zhǎng)、發(fā)表的觀(guān)點(diǎn)文檔、專(zhuān)家點(diǎn)評(píng)過(guò)的文檔,以及當(dāng)前專(zhuān)家文檔被分享閱讀、評(píng)論、下載的次數(shù)。查看某個(gè)專(zhuān)家地圖,還可以具體查看當(dāng)前專(zhuān)家的熱點(diǎn)文檔、最近讀者。對(duì)有查看權(quán)限的專(zhuān)家文檔,還可以點(diǎn)擊查看專(zhuān)家文檔,對(duì)文檔進(jìn)行評(píng)論回復(fù)、和專(zhuān)家進(jìn)行線(xiàn)上討論交流。
對(duì)工作中的業(yè)務(wù)問(wèn)題,還可以直接向?qū)<姨釂?wèn),獲得專(zhuān)家的權(quán)威解答;或者向?qū)<野l(fā)送內(nèi)部郵件,和專(zhuān)家進(jìn)行線(xiàn)上有效的溝通交流,對(duì)專(zhuān)家知識(shí)進(jìn)行分享。
知識(shí)問(wèn)答
通過(guò)提問(wèn)、解答的方式快速解決組織內(nèi)常見(jiàn)的工作問(wèn)題。所有人員都可以共享當(dāng)前問(wèn)答,可以對(duì)別人的提問(wèn)進(jìn)行解答,也可以對(duì)別人的解答發(fā)表自己的意見(jiàn),通過(guò)對(duì)答案點(diǎn)贊和評(píng)論方式與其他用戶(hù)進(jìn)行交流、討論,分享自己的見(jiàn)解,一起共享知識(shí)。
同時(shí),系統(tǒng)支持問(wèn)答懸賞,通過(guò)積分懸賞,吸引員工積極的解答問(wèn)題,從而實(shí)現(xiàn)問(wèn)題的高效解決和知識(shí)的快速分享。
知識(shí)社區(qū)
知識(shí)社區(qū)通過(guò)發(fā)布帖子的方式分享知識(shí),對(duì)感興趣的帖子,用戶(hù)可自愿加入版塊,獲取創(chuàng)建帖子、對(duì)別人的帖子進(jìn)行點(diǎn)贊、評(píng)論等權(quán)限,通過(guò)點(diǎn)贊和評(píng)論方式與其他用戶(hù)進(jìn)行交流、討論,分享自身見(jiàn)解及感受,達(dá)到交換知識(shí)的目的。
同時(shí),系統(tǒng)可設(shè)置發(fā)帖及評(píng)論的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,促進(jìn)員工自發(fā)自愿的分享、交流經(jīng)驗(yàn),最大化的挖掘企業(yè)內(nèi)部的隱性資產(chǎn)。
工作目錄查看
工作目錄不僅提供了另一種查閱文檔的維度,同時(shí)還提供了一種自定義收藏文檔的方式。有權(quán)限的工作目錄管理員可以將自己比較關(guān)注的文檔導(dǎo)入到自己創(chuàng)建的工作目錄中,其他有查看權(quán)限的人員就可以直接通過(guò)工作目錄的方式查看相關(guān)文檔。
特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)
統(tǒng)一的知識(shí)體系框架
知識(shí)管理平臺(tái)通過(guò)構(gòu)建統(tǒng)一的知識(shí)管理體系,形成共享且安全的知識(shí)發(fā)布、瀏覽、應(yīng)用體系,以實(shí)現(xiàn)全公司知識(shí)共享的知識(shí)管理目標(biāo)。建立統(tǒng)一的知識(shí)架構(gòu),包括知識(shí)分類(lèi)、知識(shí)標(biāo)簽、文檔編號(hào)、文檔版本、文檔存放目錄、文檔審批流程等進(jìn)行規(guī)范化。各部門(mén)在使用時(shí),可以通過(guò)工作目錄及知識(shí)體系目錄的權(quán)限來(lái)打造各部門(mén)自己的知識(shí)體系,使得公司的知識(shí)得到全面的使用并擴(kuò)展,將分散的知識(shí)進(jìn)行有序、有效的整合,提高知識(shí)管理的效率和知識(shí)利用率。
靈活的權(quán)限控制
對(duì)于保密的文檔我們可以控制把權(quán)限不開(kāi)放給不能看的員工,對(duì)于有些只能查看不能編輯的用戶(hù),我們只給他查看權(quán)限,甚至可以修改的用戶(hù)我們可以控制他是否可以刪除及下載文件,權(quán)限控制到每個(gè)細(xì)節(jié),讓文檔管理更為規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。
符合ISO的版本控制
對(duì)于企業(yè)多變的文檔信息,多人員操作同一文檔,通常修改記錄很難控制,修改過(guò)程中出問(wèn)題很難查找,有了版本控制所有問(wèn)題迎刃而解,并且我們記錄了修改時(shí)間和修改人,方便后續(xù)的問(wèn)題處理。該功能也為企業(yè)實(shí)現(xiàn)ISO文檔化提供了強(qiáng)有力的工具。
動(dòng)態(tài)水印技術(shù)
互聯(lián)網(wǎng)下的移動(dòng)辦公為員工提供了隨時(shí)隨地查閱文檔資料的便利,提升了工作效率,但同時(shí)也存在重要保密文檔被泄密的風(fēng)險(xiǎn)。動(dòng)態(tài)水印技術(shù)的應(yīng)用在一定程度上降低了文檔被泄密的風(fēng)險(xiǎn)。在對(duì)重要的機(jī)密文檔,可設(shè)置水印功能,文檔在被查閱時(shí)可動(dòng)態(tài)加載當(dāng)前閱讀人員的個(gè)人信息作為水印,一旦出現(xiàn)重要資料外泄,可快速追溯相關(guān)人員,尋找傳播的源頭,也在一定程度上對(duì)員工的保密意識(shí)起到警醒的作用。
電子印章校驗(yàn)
一個(gè)公司規(guī)范性文檔,在經(jīng)過(guò)審批后,加蓋電子印章,然后存儲(chǔ)在知識(shí)管理里面,在知識(shí)管理中打開(kāi)時(shí),能夠看到上面的電子印章,能夠看到印章的校驗(yàn)效果。
強(qiáng)大的查詢(xún)功能
知識(shí)管理可以對(duì)其管理的文件、問(wèn)答、帖子、圖冊(cè)進(jìn)行多樣化的查詢(xún),如按文檔名稱(chēng)、關(guān)鍵字,文檔編號(hào),創(chuàng)建人、創(chuàng)建日期等進(jìn)行查詢(xún),如果上述查詢(xún)項(xiàng)目的內(nèi)容都不清楚,則可以通過(guò)全文檢索的功能對(duì)office等文檔的內(nèi)容進(jìn)行檢索,快速定位到需要的文檔,提高了工作的效率。
多維度知識(shí)重組整合
知識(shí)管理可以對(duì)其管理的文件、問(wèn)答、帖子、圖冊(cè)進(jìn)行多樣化的查詢(xún),如按文檔名稱(chēng)、關(guān)鍵字、文檔編號(hào)、創(chuàng)建人、創(chuàng)建日期等進(jìn)行查詢(xún),如果上述查詢(xún)項(xiàng)目的內(nèi)容都不清楚,則可以通過(guò)全文檢索的功能對(duì)office等文檔的內(nèi)容進(jìn)行檢索,快速定位到需要的文檔,提高了工作的效率。
地圖化知識(shí)分類(lèi)
根據(jù)系統(tǒng)中知識(shí)積累的情況,通過(guò)繪制出不同的知識(shí)地圖,從而將相關(guān)知識(shí)進(jìn)行匯聚,方便用戶(hù)將各類(lèi)知識(shí)有序化、體系化展現(xiàn)出來(lái)。對(duì)于需要查找的知識(shí),用戶(hù)還可以通過(guò)地圖類(lèi)別快速查找相關(guān)地圖,進(jìn)而通過(guò)地圖引導(dǎo)用戶(hù)快速找到所需的知識(shí)。
專(zhuān)家在線(xiàn)答疑解惑
對(duì)工作中的業(yè)務(wù)問(wèn)題,還可以直接向?qū)<姨釂?wèn),獲得專(zhuān)家的權(quán)威解答;或者向?qū)<野l(fā)送內(nèi)部郵件,和專(zhuān)家進(jìn)行線(xiàn)上有效的溝通交流,對(duì)專(zhuān)家知識(shí)進(jìn)行分享。
專(zhuān)家文檔集中查看
通過(guò)專(zhuān)家地圖可以查看當(dāng)前專(zhuān)家的簡(jiǎn)介、擅長(zhǎng)、發(fā)表的觀(guān)點(diǎn)文檔、專(zhuān)家點(diǎn)評(píng)過(guò)的文檔,以及當(dāng)前專(zhuān)家文檔被分享閱讀、評(píng)論、下載的次數(shù)。查看某個(gè)專(zhuān)家地圖,還可以具體查看當(dāng)前專(zhuān)家的熱點(diǎn)文檔、最近讀者。對(duì)有查看權(quán)限的專(zhuān)家文檔,還可以點(diǎn)擊查看專(zhuān)家文檔,對(duì)文檔進(jìn)行評(píng)論回復(fù)、和專(zhuān)家進(jìn)行線(xiàn)上討論交流。
社區(qū)化知識(shí)分享
知識(shí)社區(qū)通過(guò)發(fā)布帖子的方式分享知識(shí),對(duì)感興趣的帖子,用戶(hù)可自愿加入版塊,獲取創(chuàng)建帖子、對(duì)別人的帖子進(jìn)行點(diǎn)贊、評(píng)論等權(quán)限,通過(guò)點(diǎn)贊和評(píng)論方式與其他用戶(hù)進(jìn)行交流、討論,分享自身見(jiàn)解及感受,達(dá)到交換知識(shí)的目的。
文檔利用實(shí)時(shí)監(jiān)控
系統(tǒng)中存放在各個(gè)不同的文檔目錄中的文檔有很多不同的狀態(tài),在文檔監(jiān)控中按照文檔狀態(tài)的維度很清晰的顯示出了不同狀態(tài)對(duì)應(yīng)的文檔,文檔管理員可以實(shí)時(shí)監(jiān)控文檔當(dāng)前狀態(tài)、共享情況、文檔日志等。
關(guān)鍵詞:
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